УТВЕРЖДЕНА
постановлением Совета судей
Брянской области от 21.12.2015г.
по делопроизводству в Совете судей Брянской области
(в редакции постановления Совета судей Брянской области от «3» июля 2020 г. № 48)
Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 14 марта 2002 года № ЗО-ФЗ "Об органах судейского сообщества в Российской Федерации", Федерального закона от 22 декабря 2008 года № 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации", Регламентом Совета судей Брянской области, на основе Инструкции по делопроизводству в аппарате Совета судей Российской Федерации, утвержденной постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 18.02.2010 № 215., Типовой инструкцией по делопроизводству в советах судей субъектов Российской Федерации, утвержденной постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 03.12.2018 г. №699.
1.2. Инструкция устанавливает единые требования к организации работы со служебными документами в Совете, порядок их подготовки, оформления, регистрации, учета и контроля исполнения.
1.3. Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документооборота Совета осуществляется секретарем Совета судей Брянской области (далее- секретарь).
1.5 Общее руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, правил их подготовки и оформления, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции возлагается на председателя Совета судей Брянской области (далее - председатель).
1.6. Передача служебной информации средствам массовой информации осуществляется секретарем Совета только по поручению председателя.
1.7. Передача служебных документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, копий постановлений и иных актов, принимаемых Советом в рамках своих полномочий должностным лицам и гражданам осуществляется в установленном порядке (официальным письмом) или иным способом по поручению председателя Совета.
2.1. Состав документации Совета определяется его полномочиями, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между Советом и иными органами судейского сообщества в Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти, другими органами управления и организациями.
2.2. Служебные документы Совета создаются с использованием компьютера, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297), А5 (148х210). Допускается использование бланков формата А3 (297х420). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
2.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 12 или 14 через 1-2 межстрочных интервала. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы.
2.4. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещения относительно границ основного текста.
Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) допускается писать от руки.
Движение документов Совета с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Различается три основных потока документации:
документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие).
внутренняя документация – документы, разрабатываемые в Совете, не направляемые за пределы аппарата
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Совете, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом Совета судей Брянской области.
3.1. Обработка и регистрация входящих документов
Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в адрес Совета, производятся секретарем или председателем. При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям.
В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в двух экземплярах, первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по предназначению исполнителю, а второй экземпляр остается на хранении у делопроизводителя.
3.1.1. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, отправляемые - в день подписания или утверждения.
3.1.2. Все входящие документы регистрируются в журнале входящей корреспонденции, нумеруются по порядку в пределах календарного года. Входящий номер и дата регистрации проставляются в нижней части первого листа документа.
3.1.3. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы передаются секретарем для рассмотрения председателю.
3.1.4. По результатам рассмотрения председатель дает поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции. Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).
3.1.5. Рассмотренные председателем документы возвращаются секретарю или остаются у председателя для организации исполнения и контроля за исполнением. Копии документа с резолюцией председателя передаются исполнителям. Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение.
3.1.6. Текст телефонограммы, адресованной председателю, печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается на доклад.
3.2. Обработка и регистрация отправляемых документов
3.2.1. Все отправляемые документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции, нумеруются по порядку в пределах календарного года. Отправление корреспонденции осуществляется секретарем.
3.3. Передача текстов служебных документов по каналам факсимильной связи и электронной почтой.
3.3.1. Средства факсимильной связи и электронная почта предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов служебных документов членам Совета, в суды области, организациям, учреждениям (от организаций, учреждений).
3.3.2. Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи и электронной почтой:
- запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы;
- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;
- ответственность за содержание передаваемых документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и секретаря.
3.4. Работа исполнителей со служебными документами
3.4.1. Секретарь обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.
3.4.2. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю, его заместителям и членам Совета, подготовку к пересылке адресату.
3.4.3. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соисполнителей и др.). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке. На копии исходящего документа подпись удостоверяется исполнителем или секретарем Совета по форме:
Верно Секретарь Совета судей (или другой исполнитель) Личная подпись.
3.4.4. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.
3.4.5. Контроль исполнения инициативных документов (запросов и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.
4. Порядок подготовки и оформления служебных документов. Бланки служебных документов
4.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148х210). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.
5. Подготовка и оформление отдельных видов документов
В Совете судей создаются следующие виды документов:
проекты утверждаемых документов;
справочные и аналитические материалы по вопросам, связанным с деятельностью Совета;
материалы и проекты ответов по поступившим в адрес Совета судей обращениям;
5.1.1. Проекты постановлений подготавливаются секретарем, председателем или по поручению председателя - членами Совета.
5.1.2. В случае если проекты постановлений были одобрены соответствующими компетентными лицами, то при представлении их на подпись к ним прикладываются соответствующие материалы, послужившие основанием для их разработки и последующего принятия.
5.1.3. Постановления нумеруются по порядку в пределах календарного года.
5.2. Положения, правила, инструкции
5.2.1. Положения, правила, инструкции - документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, обязательные для выполнения. Указанные документы изготавливаются Советом. В названии положения, правил, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа.
5.2.2 Текст положения, инструкции делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические заголовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Начинается документ, как правило, с раздела «Общие положения», в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и другие сведения.
5.2.3. Текст положения, инструкции излагается в повествовательном стиле от 3-го лица единственного или множественного числа с использованием слов: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п. Сокращенные наименования употребляются только после оговорки по тексту, например: далее - Совет.
5.3.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Совета.
5.3.2 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» или «Об». Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – решили.
5.3.3. Основное содержание докладов, выступлений, справок и особое мнение выступающего помещаются в тексте протокола или прилагаются к нему. В последнем случае указывается "текст прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
5.3.4. Постановлением Совета может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Советом, прилагается к протоколу.
5.3.5. Протокол заседания подписывается председательствующим и секретарем в срок не позднее 10 дней после окончания заседания.
5.3.6. Протоколы заседаний Совета нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Совета, протоколы заседания комиссий.
Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.
По поручению председателя Совета в ходе заседания Совета ведется аудиопротоколирование с использованием средств аудиозаписи и составляется протокол в письменной форме. Об использовании технических средств для фиксирования хода заседания в протоколе заседания делается отметка, а соответствующие носители информации (один электронный носитель информации по каждому заседанию отдельно) приобщаются к материалам заседания (протоколу заседания).
5.4.1. Служебные письма оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: адресат, регистрационный номер и дату; ссылку на регистрационный номер и дату, текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа.
5.4.2. Копия письма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и дополняется следующими реквизитами: отметкой о заверении копии, визами согласования и отметкой о направлении его в наряд.
5.4.3. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Совет судей Брянской области рассмотрел..." либо от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
5.4.4. Датой письма является дата его подписания.
6. Контроль исполнения служебных документов
6.1. Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
6.2. Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением служебных документов осуществляется председателем.
6.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным срокам.
6.4. Контроль за исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан ведется секретарем.
6.5. Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в наряд.
7. Номенклатура дел в аппарате совета судей. Формирование и оформление дел.
7.1.1. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения.
7.1.2. Номенклатура дел Совета на очередной календарный год составляется непосредственно в Совете, подписывается секретарем и утверждается председателем.
7.1.3. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) и журналов учета отдельно постоянного и временного хранения.
7.1.4. Дела заводятся в начале календарного года. Формированием дел занимается секретарь Совета. По объему дело не должно превышать 250 листов при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением пометки «том 1», «том 2» и т.д.
8.1. Организация оперативного хранения документов и дел
8.1.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования – в Совете. Секретарь Совета несет ответственность за сохранность документов и дел.
8.2. Порядок передачи документов на хранение в архив
8.2.1. Хранение документов и передача их на постоянный и временный (свыше 10 лет) срок хранения осуществляется в соответствии с приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 июня 20011г. № 112 "Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения".
8.2.2. Хранение документов и передача их на постоянный и временный (свыше 10 лет) срок хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение обеспечивает секретарь Совета.
8.2.3. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Их передача производится по сдаточным описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в аппарате Совета судей и по истечении срока хранения, подлежат уничтожению в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
9. Порядок работы с документами ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»)
9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
К документам ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования») относятся поступившие в Совет, а также созданные в Совете документы, содержащие данную информацию.
9.2. Председатель Совета определяет должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.
9.3. Регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется лицом, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. При этом к номеру документа добавляется пометка «ДСП».
9.4. На служебных документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования». Указанная пометка проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к этим документам.
9.5. Печатание проектов и копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляются только с письменного разрешения председателя Совета. При этом на обороте последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, дату печатания документа.
9.6. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в наряды в соответствии со Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств. При этом на обложке наряда, в который подшиты такие документы, делается пометка «Для служебного пользования».
9.7. Документы, наряды с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах или металлических шкафах) в служебных помещениях. Выносить документы с пометкой «Для служебного пользования» из зданий Совета запрещается.
Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» членам Совета и работникам аппарата Совета осуществляется под расписку с письменного разрешения председателя Совета.
9.8. Отбор на уничтожение документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по мере необходимости. По результатам отбора составляется акт и осуществляется уничтожение указанных документов. В журналах и книгах учета этих документов делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
9.9. О фактах утраты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения указанной информации ставится в известность председатель Совета и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются председателю Совета письменно. На утраченные документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
9.10. При исключении из категории документов ограниченного распространения (снятии пометки «Для служебного пользования») на документах, нарядах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. Решение о снятии пометки «Для служебного пользования» принимается председателем Совета при утверждении соответствующего акта, представляемого комиссией Совета.
9.11. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение установленного порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, члены Совета, работники аппарата Совета могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
Поиск
Войти
Совет судей